Le RGPD et la destruction confidentielle d'archives, de papiers de bureau en Nouvelle Aquitaine

Le RGPD (Règlement Général européen sur la Protection des Données) est entré en vigueur le 25 mai 2018, il concerne la protection des données personnelles. Désormais, les établissements publics et les entreprises doivent intégrer la protection des données personnelles dans leur organisation.(ex : papiers de bureau et archives).

Qu'est-ce qu'une donnée personnelle ? Selon l'article 4 du RGPD, il s'agit de « toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement ».

Directement = nom /prénom

Indirectement = Adresse, N° de téléphone, N° de client ….

il ne faut pas perdre de vue qu'un grand nombre de fuites d'informations ont souvent une origine papier.

Les documents papiers contenant des informations personnelles les plus courants sont les CV, contrats, courriels imprimés, fichiers clients, bulletins de paie, photographies, certificats, annuaire d'entreprises...

Dans le cas des documents papiers, archives contenants des données personnelles, le RGPD exige que leur conservation n'excède pas une durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été constitués.

Quelques préconisations en matière de durée de conservation :

·Gestion de la paie ou contrôle des horaires des salariés : 5 ans

·Données prospects : 3 ans à compter du dernier contact

·Données clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale

·CV : 2 ans après le dernier contact avec le candidat

Par conséquent, les entreprises sont invitées à mettre en place une politique de durée de conservation et d'archivage transparente et rigoureuse. Passé les délais fixés, le désarchivage et la destruction sécurisée sous la norme DIN 66399 ou la norme NF EN 15713 des documents papiers sont indispensables.